829
Финансы

Как регламентировать казначейские функции

Казначейские функции – это операции, связанные с управлением денежными активами. Во многих компаниях основные казначейские функции выполняет финансовый директор.

При организации системы казначейства важно учитывать «человеческий фактор», который имеет большое значение. Нажатием одной кнопки легко отправить платеж не по тем реквизитам, купить валюту не по тому курсу. Поэтому операции данного функционала должны быть четко регламентированы, а казначейские функции строго распределены. Свобода творчества и креативность здесь неуместны. Необходимы четко прописанные уровни принятия решений.

Казначейские операции на предприятии

Для удобства можно разделить блок казначейских операций на несколько подблоков и для каждого из них сформировать свой регламент. Например, в зависимости от специфики деятельности компании, такими блоками могут быть:

  1. Кредитные операции; 
  2. Валютные операции;
  3. Операционная деятельность.

В рамках этих разделов гораздо удобнее сформировать конкретные регламенты и затем на их основе разработать должностные инструкции.

Блок «Кредитные операции»

Данный блок в рамках общего функционала казначейства предназначен для ведения всех операций, связанных с привлечением/возвратом заемного капитала. Компания может применять различные инструменты (см. схему 1):

  • прямое кредитование;
  • лизинг;
  • факторинг;
  • аккредитивное финансирование;
  • овердрафт и т.д.

Схема 1. Кредитные продукты

Каждый из этих продуктов имеет свою специфику, которая должна учитываться при регламентации операций данного блока казначейских функций. Но есть и одно общее железное правило: перед началом каждого планового периода (это может быть и месяц, и квартал) руководитель казначейства (финансовый директор, финансовый менеджер) готовит плановый прогноз движения заемного капитала в рамках каждого кредитного продукта на основе (см. табл. 1): 

  • заключенных договоров;
  • потребностей в финансировании;
  • плановых остатков и т.д.

Таблица 1. Пример прогноза движения заемного капитала (период – ноябрь 2016 года)

Кредитор Номер Дата оконч. Ставка Сальдо на нач. периода Плановый расход в тек. пер. Получение Сальдо на кон. периода
          Дата Основной платеж %%    
Банк А №839 30.12.2016 12% 151 500 000 10.11.2016 50 000 000 1 500 000   100 000 000
Банк Б №КЛ-12/53 01.07.2018 15% 330 000 000 24.11.2016 200 000 000 30 000 000 100 000 000 200 000 000

Этот прогноз является основой для проведения всех ежедневных операций в рамках кредитной деятельности. Что касается регламентации процессов, приведу пример регламента бизнес-процесса «Возврат кредитного транша».

Пример регламента бизнес-процесса «Возврат кредитного транша»

  1. Формирование необходимого остатка денежных средств в валюте договора для возврата кредитного транша.
    • Рассчитать в соответствии с Прогнозом (пример прогноза см. в табл. 1) необходимую минимальную сумму денежных средств, которая должна накапливаться ежедневно.
    • Ежедневно переводить необходимую сумму (в соответствии с планом и расчетом) на тот счет, где аккумулируются средства для погашения транша.
    • В случае план-фактного отклонения по итогам каждого дня уполномоченный сотрудник должен передать информацию руководителю казначейства для принятия решения об источниках пополнения.
  2. В дату наступления платежа уполномоченный сотрудник:
    • согласовывает с руководителем казначейства параметры сделки;
    • формирует, проверяет реквизиты, подписывает у ответственных лиц необходимый комплект документов;
    • извещает кредитное учреждение о факте проведения платежа;
    • проводит операцию в учетной базе.

Аналогичным образом можно подготовить регламенты, которые будут касаться работы с другими кредитными продуктами с учетом конкретной специфики.

Блок «Валютные операции»

Этот блок актуален для тех компаний, деятельность которых подразумевает привлечение валютного финансирования, либо какие-то экспортно-импортные операции. 

Формирование отдельных регламентов в рамках блока «валютные операции» обязательно. Причина – пресловутый «человеческий фактор» может сыграть здесь очень негативную роль.

Базисом для всех процессов должен служить прогноз движения валюты, который до начала периода готовит руководитель казначейства (см. табл. 2).

Таблица 2. Пример прогноза движения валюты

Дата Сведения о платежах Отклонения по курсу
  Валюта Сумма Курс бюджета    
10.11.2016 Доллары США 15 000 62 65,1 59
17.11.2016 Евро 700 000 70 73,5 67

Однако этот прогноз не может предусмотреть те курсы, по которым будет продаваться/покупаться валюта, если только речь не идет о сделках хеджирования, когда курс определен заранее. 

Поскольку волатильность на валютном рынке России весьма высока, и ситуация может измениться в течение нескольких минут, при формировании регламентов необходимо:

  1. Четко прописать уровень полномочий, которыми обладают сотрудники казначейства;
  2. Определить, как будет покупаться валюта, особенно в тех случаях, когда речь идет о необходимости покупки/продажи значительных ее объемов. Например:
    • ежедневно, исходя из объемов свободных остатков денежных средств;
    • разово – непосредственно перед сделкой.

Обратите внимание!

Цепочка согласований не должна быть тормозом в тех случаях, когда оперативно принятое решение поможет избежать убытков или получить прибыль.

Рассмотрим пример регламента бизнес-процесса «Покупка валюты для оплаты импортного контракта».

Пример регламента бизнес-процесса «Покупка валюты для оплаты импортного контракта»

  1. Формирование необходимого остатка денежных средств для оплаты импортного контракта.
    • Рассчитать в соответствии с Прогнозом движения валюты (пример см. в табл. 2) необходимую сумму (в валюте контракта), которая должна быть аккумулирована на счете к определенной дате.
    • Проводить операции по купле-продаже валюты (ежедневно или единоразово) в соответствии с указаниями руководителя казначейства.
    • Курс сделки согласовывается с руководителем казначейства в случае, если отклонение текущего курса конверсионной операции составляет +/- 5% от курса ЦБ текущего дня.
    • В случае план-фактного отклонения по итогам каждого дня уполномоченный сотрудник должен передать информацию руководителю казначейства для принятия решения об источниках пополнения.
  2. В дату наступления платежа уполномоченный сотрудник:
    • проверяет наличие всех первичных документов, необходимых для осуществления платежа;
    • формирует, проверяет реквизиты, подписывает у ответственных лиц платежное поручение;
    • извещает контрагента и сотрудника компании, закрепленного за данным контрагентом, о факте проведения платежа, представляет SWIFT;
    • проводит операцию в учетной базе.

На практике применяемая стратегия зависит от нескольких факторов:

  • наличие свободного денежного потока;
  • колебания курса;
  • доступ к источникам финансирования. Например, если валюта покупается за счет кредита, то начать приобретать ее компания сможет только в тот момент, когда получит эти средства, даже если до этого курс был гораздо выгоднее.

Поэтому здесь не может быть какого-то жестко закрепленного правила. Решения должен принимать руководитель казначейства.

Блок «Операционная деятельность»

Это самый большой блок и по количеству транзакций, и по их разнообразию. Поэтому надо четко прописать схему выдачи акцепта на проведение платежей и, таким образом, разграничить уровень полномочий. Проще всего это сделать, внедрив в блок «Казначейство» ERP-системы предприятия алгоритм согласования заявок на финансирование. На схеме 2. представлена возможная разноуровневая схема согласований и движения заявок. В ней предусмотрены следующие ограничения:

  • заявки на сумму до 500 000 рублей (эквивалент в валюте платежа) согласовывает руководитель казначейства;
  • заявки на сумму 500 001-3 000 000 рублей (эквивалент в валюте платежа) – заместитель финансового директора;
  • заявки на сумму 3 000 001 и выше (эквивалент в валюте платежа) – финансовый директор.

Схема 2. Схема согласований и движения заявок

Также необходимо закрепить приказом или распоряжением порядок передачи функционала визирования на время отпуска/болезни/иного отсутствия уполномоченного сотрудника. Иначе хорошо продуманный механизм застопорится и начнет тормозить. А ведь управление деньгами – это оперативный процесс. Промедление может привести и к потерям, и к осложнению отношений с контрагентами.

Обратите внимание!

Когда речь идет об управлении денежными средствами, минута промедления может обойтись очень дорого. Так, например, если даже самый капризный контрагент сможет безболезненно подождать 10-15 минут согласования договора, то курс доллара за это время может измениться на два-три рубля и более. В итоге на разнице в курсе компания потеряет значительную сумму. Такие примеры часто встречаются на практике.

Компаниям, имеющим разветвленную холдинговую структуру, филиалы/дочерние общества, расположенные в различных часовых поясах, необходимо определить:

  • время передачи информации в головной офис;
  • способы согласования срочных решений, если в офисе основной компании еще нерабочее время.

Казначейские функции: о чем нельзя забывать 

При формировании системы казначейства, распределении казначейских функций и казначейских операций, важно не забывать про ключевые моменты. Выделим четыре из них.

  1. Регламенты, описывающие казначейскую деятельность, должны учитывать все возможные нюансы прохождения операций и строго определять уровни полномочий всех участников процесса.
  2. Скорость принятия того или иного решения может принести компании доход или убыток. Поэтому казначейство должно быть всегда мобильным участком, и от всех его сотрудников нужно требовать именно такого отношения к работе.
  3. Для того чтобы уменьшить количество ручного труда и минимизировать возможность ошибок на уровне внесения реквизитов в учетной базе необходимо:
    • вести справочник контрагентов со всеми реквизитами, в том числе и банковскими;
    • назначить ответственного сотрудника, который отвечает за ведение этого справочника и актуализирует информацию в нем.
  4. К сожалению, формализовать на 100% все процессы невозможно. Поэтому в компании должен быть такой сотрудник, который умеет быстро принимать решения и обладает для этого соответствующими полномочиями. Как правило, это руководитель казначейства.
Об авторе
Елена Агеева, финансовый директор ООО «Голдер Электроникс»
В сфере управления финансами работает более 25 лет, из них 14 лет – в компании "Голдер Электроникс" (владелец брендов Vitek, Rondell, Maxwell). Основные достижения: внедрила бюджетное управление и систему управленческой отчетности; реорганизовала финансовую службу компании.
Поделиться в соц сетях