475
Финансы

Как организовать работу финансово-экономической службы: правило «одного яблока»

Неважно, какая у вас компания, – многопрофильный территориально-распределенный промышленный холдинг или небольшая консалтинговая фирма, – финансово-экономическую службу всегда рассматривайте как комплексный бизнес-процесс, который состоит из набора функций и работает по спирали поэтапно. Часть этапов можно объединять в одном лице. Но объединяя их или разъединяя, руководствуйтесь правилом «одного яблока».

Заинтригованы, увидев незнакомое правило «одного яблока»? О нем поговорим чуть позже. Пусть интрига остается. Для начала разберемся, какие функции выполняет финансово-экономическая служба и что важно знать для организации ее работы.

Функции финансово-экономической службы

Функция «Финансы». Одна из самых интересных функций финансово-экономической службы предприятия. В основном она завязана на отчете о движении денежных средств – самом творческом приложении к бухгалтерской отчетности. И, в первую очередь, я говорю не о прямом, а о косвенном методе составления этого отчета. Почему косвенный? Прямой метод понятен и прост – следим за каждой копейкой по каждой операции. Косвенный метод позволяет видеть операционный денежный поток предприятия, понимать его логику, источники его образования, стоимость и направления использования. Это – главные задачи функции «Финансы».

Функция «Экономика». В основном это – анализ структуры центров затрат, понимание себестоимости выпускаемой продукции (работы, услуги). Здесь должна быть очень тесная связка с инженерным блоком (отделами, которые производят работы, оказывают услуги), поскольку только так можно эффективно решать задачи по оптимизации расходов. 

Обратите внимание!

Учитывая то, что денежные потоки, как правило, не совпадают по времени с доходами (расходами), важно в учетной политике точно определить момент признания доходов, соответствующий специфике хозяйственной жизни предприятия. Доходы и расходы по времени и по логике должны соответствовать.

Функция «Казначейство». Это – своего рода «умная касса», которая помогает финансово-экономической службе обеспечивать:

  • ритмичность платежей и контроль движения денег;
  • необходимую ликвидность (достаточную и не избыточную). 

Остаток казначейских денег должен быть равен нулю на конец дня без плановых просрочек по обязательствам. Превышения ликвидности должны приносить доход.

Обратите внимание!

С развитием  банковской сферы эта функция стала сложнее. Раньше основной акцент делался на финансировании операционной деятельности. Сейчас казначеи активно применяют огромное количество банковских инструментов и, таким образом, существенно повышают эффективность самого ликвидного актива – денег. Это логично, ведь формирование реестров платежей, контроль просрочек, расчет ликвидности при грамотной автоматизации практически не должны требовать ручного вмешательства.

Функция «Бухгалтерия». В первую очередь, речь идет о формировании грамотной учетной политики и ведении учета. Много об этой функции говорить не буду, все и так знакомы с ней. 

Вне зависимости от масштаба предприятия, перечисленные функции финансово-экономической службы должны:

  • присутствовать;
  • грамотно распределяться; 
  • жить и развиваться в одном бизнес-процессе.

Часть из них можно объединять в одном лице. Но объединяя их или разъединяя, надо руководствоваться правилом «одного яблока». Это правило лежит в основе. Чтобы понять его суть, надо решить загадку. За столом сидят два человека. На столе – яблоко и нож. Как им поделить яблоко поровну? Необходимо, чтобы один резал, а второй выбирал половину. И чтобы оба человека об этом договорились заранее. Звучит правило «одного яблока» так: разделяй и совмещай по заранее обговоренным правилам. Если его правильно соблюдать при формировании и использовании бюджета, то все функции финансово-экономической службы будут эффективно и органично взаимодействовать. 

Рассмотрю бизнес-процесс, в котором живут и развиваются наши функции, подробнее. 

Состоит он из пяти этапов:

  1. Формирование бюджета
  2. Заключение договоров
  3. Оформление первичной документации
  4. Учет и оплата
  5. Формирование отчетности

Этапы должны идти именно в такой последовательности, неважно, какая у вас компания, – многопрофильный территориально-распределенный промышленный холдинг или небольшая консалтинговая фирма.

Обратите внимание!

Весь бизнес-процесс должен работать в одной автоматизированной ERP-системе. Это – базовое условие.

Этап 1. Формирование бюджета

Минимальная цель этого этапа – технологическая безопасность в рамках применяемых технологий, максимальная – дополнительные затраты на развитие предприятия.

К формированию бюджета можно подходить двумя путями. 

  1. 1.Через финансовые показатели обратным счетом, декомпозируя заданные плановые доходы и прибыль. Этот путь имеет право на жизнь, особенно, если финансы и производство не имеют достаточно автоматизированных связей между собой. 
  2. 2. Прямым методом от потребностей производства. Здесь должна быть хорошая методическая основа – наличие корректных норм затрат материальных и трудовых ресурсов на операцию, их автоматизация.  Расчет каждой операции - процесс трудоемкий. Поэтому, в первую очередь, должна быть построена система ведения учета факта по каждой операции. Так вы сможете:
  • видеть разницу между нормами, рассчитанными по технологии, и фактическими затратами;
  • делать расчет средних норм, на которые затем можно ориентироваться при планировании расходов.

Обратите внимание!

При регулировании бюджетов обращайте особое внимание на производственный блок. Бюджет на производстве нельзя снижать ниже уровня минимальной технологической потребности, ведь есть риски. Если мы говорим о заводе, это – риски брака продукции, если о консалтинге – снижение качества оказываемых услуг. 

Заключение договоров

Цель – определить приток и отток денег. На этом этапе, по сути, бюджет расходуется, а не тогда, когда списываются деньги и приходят первичные документы. 

Главная ваша задача – создать единую централизованную базу договоров. Доступ к ней должна иметь вся финансово-экономическая  служба. Плюс, производство должно видеть свои договоры. Информация о заключенных договорах будет оперативно показывать состояние исполнения бюджета. 

Ключевым здесь является введение роли регистратора договора. Чтобы с этим справиться, воспользуйтесь правилом «одного яблока». Задача регистратора сугубо формальная:

  • проверить реквизиты бумажного (электронного) договора с теми, что заведены в электронной карточке договора (неважно, кто ее заносит);
  • проверить все обязательные подписи при согласовании договора и утвердить его. 

По логике, это когда печать находится в руках отдельного сотрудника, который проверяет правильность процедур согласования договора и дает право на начало деятельности по нему (если печать на предприятии предусмотрена в качестве обязательного реквизита на договоре)

Этап 3. Оформление первичной документации

Оформлением первичной документации должно заниматься производство (отделы, которые производят работы, оказывают услуги), поскольку именно на уровне «первички» зарождается хозяй¬ственная операция, производится основная связка между данными управленческого и бухгалтерского учета. Если составлением первичного документа будет заниматься бухгалтер, который по определению не разбирается в тонкостях производственного процесса, то эта связка разрывается прямо с нижнего зве¬на. 

Разумеется, необходим оперативный консалтинг со стороны бухгалтерии о примеряемых формах, но проще содержать одного бухгалтера-методолога, чем 10 счетоводов.

Пример

Мы разработали специальную схему, благодаря которой сотрудники своевременно и качественно передают в бухгалтерию первичную документацию. В автоматическом режиме фиксируется, когда сдается каждый документ, кем и кому, и что будет, если его не сдать. Отчеты с особо важными нарушениями идут руководству.

Обратите внимание!

Развитие электронного документооборота (ЭДО) открыло безграничные возможности для оптимизации процесса формирования «первички». Как бы хорошо я ни относился к профессии бухгалтера, и как бы страшно не было за множество выпускников, обладателей этого диплома, но уровень автоматизации этой профессии лидирует среди всех остальных с коэффициентом 99% операций. Те, кто попробовали ЭДО, поняли всю прелесть мук и дополнительных затрат на автоматизацию на первоначальном этапе. Пожалуй, это – одни из немногих быстро окупаемых проектов  по автоматизации учетных процессов.  Нас ждет волна внедрений, которая будет расти по экспоненте.

Этап 4. Учет и оплата

Для учета ключевым является формирование грамотной нормативно-справочной информации (НСИ). Идеально, когда признак на первичном документе автоматом делает транзакции во всех системах учета: 

  • финансовом (РСБУ и МСФО);
  • управленческом;
  • налоговом и т.д. 

Обратите внимание!

Должен быть автоматизированный контроль связи НСИ с договорами и бюджетом. При переходе на ЭДО система НСИ должна позволить делать основную массу операций автоматически. 

Для оплаты логика такая же. Большинство рутинных платежей должно осуществляться исходя из заданных правил. Уровни заключения договора и оплаты должны быть централизованы, первичный учет – децентрализован. Это позволит поддерживать высокую степень контроля при достаточной оперативности. 

Этап 5. Формирование отчетности

Управленческая и финансовая отчетности могут иметь разные предпосылки, как по срокам составления, так и по объектам/пользователям. 

Если говорить о финансовой отчетности, она должна раскрывать полную информацию о финансовом состоянии компании. Чем ближе она к управленческой отчетности, чем лучше ее понимают производственники и  пользователи функциональных блоков, тем более корректно она будет формироваться. 

А теперь самое важное. Сформировав отчетность и проанализировав ее, важно скорректировать ключевые показатели эффективности (KPI) так, чтобы новый цикл нашего бизнес-процесса начался с более высокой позиции и помог в итоге добиться лучших показателей, оптимизировать бизнес-процесс.

Пример

Согласно отчетности, у компании выросла дебиторская задолженность. Анализ показывает, что в договоры стали включать авансирование на более длительный срок, а в ответственности определенного подразделения, например, в принципе нет такого показателя эффективности как оборачиваемость дебиторской задолженности. Менеджмент должен оптимизировать ключевые показатели эффективности, и с новым циклом начинается следующий виток спирали. Если совсем упростить логику, то она заключается в следующем: KPI – поведение руководителей подразделений в соответствии с KPI – отражение результатов в отчетности – решения менеджера по адаптации или введению новых KPI.

О KPI много говорить не буду (это – отдельная тема для статьи). Достаточно вспомнить правило «одного яблока», которое лежит в основе Теории агентирования: делегировать полномочия по управлению компанией надо так, чтобы установленные менеджменту KPI отвечали задачам собственников бизнеса. Основой для принимаемых управленческих решений должна служить достоверная отчетность компании.

Обратите внимание!

Чтобы отчетность могла быть инструментом принятия управленческих решений, изначально нужно анализировать бизнес с пониманием того, что мы хотим увидеть в отчетности. Причем в сложных автоматизированных системах подумать об этом надо заранее, до начала очередного отчетного периода.

Об авторе
Борис Аксёнов, Executive MBA, к. э. н., первый заместитель начальника управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов ОАО «РЖД».
Окончил Петербургский государственный университет путей сообщения по специальности "Бухучет и аудит". Затем пришел в ОАО «РЖД» в качестве специалиста департамента инвестиционной деятельности.  С 2006 года по март 2016 года являлся заместителем начальника департамента бухгалтерского учета ОАО «РЖД».  В 2009 году получил второе высшее образование в Академии народного хозяйства по программе EMBA. В 2012 году закончил Rotterdam School of Management по программе EMBA (GlobalOne). Имеет сертификат профессионального управляющего инвестиционными проектами IPMA. В настоящее время является научным руководителем магистерской программы «Международный финансовый и управленческий учет» в Институте экономики и финансов МГУПС Императора Николая II (МИИТ).
Поделиться в соц сетях
phonecheckmarkfacebook2whatsapptelegramvkofficerefreshabcdefghijklmnopqrstu