1512
Бухгалтерия

БДДС косвенным методом в Excel: как найти ошибки в отчетности, показать собственнику, куда делись деньги

Если вы используете Excel в качестве инструмента формирования управленческой отчетности, удостоверьтесь в корректности данных. Простой способ, основанный на расчете бюджета движения денежных средств (БДДС) косвенным методом, поможет вам это сделать. Также вы сможете наглядно объяснить собственнику, что не так с финансами компании, предложить варианты решения проблем.

В автоматизированных системах учета всегда соблюдается принцип двойной записи. Например, если поступили денежные средства на расчетный счет, то вы точно знаете причину – долг вернули, аванс заплатили, займ получили. Программа не позволит приписать лишние деньги в определенную ячейку. В Excel возможны ошибки. Можно забыть сделать двойную запись, например, не отразить изменение кредиторской задолженности по определенному контрагенту или не оприходовать товар на склад. Поэтому желательно использовать проверочные формулы, строки или листы.

Обратите внимание!

Бывают ситуации, когда управленческая отчетность состоит только из отчета о движении денежных средств (Форма №4) или отчета о прибылях и убытках (Форма №2). Причем управленческий баланс не составляется, а отчетность формируется в Excel. Когда нет связующих звеньев, сложно проверить правильность и корректность отчетности.

Удостовериться в корректности отчетности помогает проверочный лист Потоки, который нам предстоит внедрить в учетные формы Excel. Он основан на косвенном БДДС или, другими словами, расчете БДДС косвенным методом. 

Обратите внимание!

Ошибки в отчетности вам придется искать самостоятельно. Но проверочный лист Потоки покажет, есть ли они, не забыли ли вы корректно отразить какую-либо операцию. Это – проверка двойной записи. Как актив баланса должен сходиться с пассивом, так и проверочные строки в Потоках должны быть идентичными.

Также лист Потоки даст вам возможность наглядно объяснить собственнику, в чем разница между значениями по Форме№2 и Форме№4. Проще говоря, показать, куда деньги делись, если прибыль есть, а на счетах пусто, и наоборот. Ниже расскажем, как составить бюджет движения денежных средств (пример в Еxcel) и приведем пример расчета БДДС косвенным методом.

Что такое БДДС косвенным методом

  1. Расходы по амортизации (+)
  2. Изменение оборотных средств
    • Увеличение (+)
    • Уменьшение (-)
  3. Изменение текущих пассивов
    • Увеличение (+)
    • Уменьшение (-)
  4. Продажа активов
    • Прибыль от продажи (+)
    • Убыток от продажи (-)

Денежный Поток = Чистая прибыль +/- корректировки

*Примечание: + (прибавляем), - (вычитаем)

Смысл корректировок в следующем.

Амортизация основных средств уменьшает прибыль, но денежный поток не сокращается, поскольку мы не оплачиваем ее каждый месяц. Значит, амортизацию прибавляем к чистой прибыли.
Увеличение кредиторской задолженности – это рост долга компании перед поставщиками. То есть мы получаем, например, товар, но не платим. Денежный поток от этой операции не уменьшается, значит, корректировка чистой прибыли также со знаком «плюс».
Уменьшение кредиторской задолженности – мы больше платим, чем получаем, погашаем старые долги, значит, корректировка со знаком «минус».
Увеличение дебиторской задолженности – мы кредитуем покупателей, а значит, и остаток денежных средств сокращается. Корректировка со знаком «минус».
Уменьшение дебиторской задолженности – нам возвращают долги, денежный поток увеличивается (прибавляем).
Приобретение запасов или товара – из чистой прибыли вычитаем эту сумму, поскольку покупая активы, мы уменьшаем остаток денежных средств.
Помимо операционной деятельности компания может заниматься финансовой, инвестиционной. Принцип тот же – нужно понять, как конкретная операция влияет на денежный поток, и сделать соответствующую корректировку.

Пример управленческой отчетности в Excel: исходные данные

Российская компания ООО «Солнышко» занимается оптовой торговлей без ведения внешнеэкономической деятельности. Имеет свой собственный склад и остатки товаров на нем. Начисляет амортизацию на основные средства. Расчеты ведет в рублях без учета курсовых разниц. Учет производит в 1С:Бухгалтерия, а управленческую отчетность – в Excel по следующим листам:

  • Баланс (Форма №1);
  • Отчет о прибылях и убытках (Форма№2);
  • Отчет о движении денежных средств (Форма№4); 
  • Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности;
  • Отчет по основным средствам и амортизации;
  • Расшифровка товаров на складе;
  • Потоки.

Чтобы не перегружать лишней информацией статью, рассмотрим примеры некоторых форм: Баланс, Отчет по основным средствам и амортизации, Потоки.

Поскольку у нас есть информация о движении денежных средств (Форма№4), нам не нужно вычислять денежный поток косвенным методом. 

Значение чистой прибыли по балансовому листу (Форма№1, табл. 1) нарастающим итогом с начала года составляет 364 970, 35 руб. Исходя из таблиц 2 и 3, балансовая стоимость основных средств – 117 975 рублей. Остаток денежных средств на 1 июня 2016 года равен 272 445, 60 руб. (по Форме№4 и по балансу). То есть денежный поток меньше прибыли на 92 525, 75 руб.  (272 444, 60 минус  364 970,35). Посмотрим, из чего образовалась эта разница. 

Таблица 1. Баланс

БАЛАНС

На начало периода

на 01.01

На конец периода

на 01.06

На конец периода

на 01.07

АКТИВЫ

Внеоборотные активы

Нематериальные активы

0

0,00

0,00

Основные средства

0

72 000

117 975

Доходные вложения в материальные ценности

0

0

0

Итого внеоборотные активы

0

72 000

117 975

Оборотные активы

Товары на складе

 

99 298

137 595

Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)

0

6 024 187

5 410 300

Денежные средства

0

272 445

655 970

Итого оборотных активов

0

6 395 930

6 203 865

ВСЕГО АКТИВОВ

0

6 467 930

6 321 840

ПАССИВЫ

Капитал и резервы

Уставный капитал

0

0

0

Распределенная прибыль прошлого периода

0

0

0

Чистая прибыль отчетного периода

0

364 970

415 884

Корректировка прибыли (убытка)

0

0

0

Итого капитал и резервы

0

364 970

415 884

Долгосрочные обязательства

Займы и кредиты

0

0

0

Итого долгосрочные обязательства

0

0

0

Краткосрочные обязательства

Займы и кредиты

 

396 090

926 200

Кредиторская задолженность

 

5 706 869

4 979 756

Итого краткосрочные обязательства

0

6 102 959

5 905 956

ВСЕГО ПАССИВОВ

0

6 467 930

6 321 840

Проверка

 

0

0

Таблица 2. Отчет по основным средствам на 1 июня 2016 года

Наименование

Количество

Цена

Сумма

1

Ноутбук

1

28 900,00

28 900,00

2

Компьютеры

2

13 900,00

27 800,00

3

Стойки

9

8 000,00

72 000,00

 

Итого:

12

 

128 700,00

Таблица 3. Отчет по амортизации

Амортизация, мес.

Амортизация на дату 1 июня 2016 года, руб.

12

2 408,33

12

2 316,67

12

6 000,00

Итого:

10 725,00

Корректировки: расчет БДДС косвенным методом

Воспользуемся имеющейся информацией и заполним лист Потоки по состоянию на 1 июня (см. табл. 4). Проведем корректировки, исходя из расчета БДДС косвенным методом. 

  1. Изменение дебиторской задолженности. Выросла на 6 024 187, 29 руб. с начала года. Значит, корректировку в таблице отражаем со знаком минус.
  2. Изменение кредиторской задолженности. Выросла на 5 706 869, 26 руб. с начала года – корректировка с плюсом.
  3. Изменение займов и кредитов. Задолженность компании выросла с начала года на 396 090 руб. Также корректировка с плюсом.
  4. Приобрели основные средства. Операция уменьшает денежный поток. Отражаем в таблице со знаком минус (- 72 000 руб.)
  5. Приобрели товар на склад. Денежный поток уменьшился на 99 297,72 руб.
  6. Амортизация. За этот период не начислялась. 

Просуммируем все корректировки и получим сумму = - 92 525, 75 руб. Дельта между прибылью и остатком денежных средств у нас та же. Значит, мы все учли правильно, и ошибок нет (см. табл. 4 – Потоки на 01.06)

Таблица 4. Лист «Потоки»

Показатель

Потоки на 01.06

Потоки на 01.07

Потоки на 01.07 с ошибкой

Форма№2 "Прибыль"

364 970,35

415 884,04

415 884,04

Форма№4 "Деньги"

272 444,60

655 969,90

655 969,90

Разница

-92 525,75

240 085,86

240 085,86

Расшифровка

Изменение дебиторской задолженности

-6 024 187,29

-5 410 300,28

-5 410 300,28

Изменение кредиторской задолженности

5 706 869,26

4 979 755,85

4 979 755,85

Изменение займов и кредитов

396 090,00

926 200,00

926 200,00

Приобретение основных средств

-72 000,00

-128 700,00

-128 700,00

Товары на складе

-99 297,72

-137 594,71

-137 594,71

Амортизация

0,00

10 725,00

 

Разница

-92 525,75

240 085,86

229 360,86

Проверка

0,00

0,00

10 725,00

Аналогично заполняем следующий период – отчет по состоянию на 1 июля. Берем данные нарастающим итогом с начала года. Здесь добавляется амортизация – корректировка со знаком плюс, поскольку она не влияет на денежный поток (не уменьшает его, но снижает прибыль). И также в данном случае ошибок нет (см. табл. 4 – Потоки на 01.07). Если бы мы забыли внести амортизацию в лист Потоки, то при проверке «вылезет» цифра 10 725 руб. (см. табл. 4 – Потоки на 01.07 с ошибкой)

Аргументы для собственника: куда делись деньги 

Рассмотрим, что можно сказать собственнику, если он спросит, куда деньги делись. 

Проанализируем потоки денежных средств:

  • По состоянию на 1 июня денег в наличии меньше чистой прибыли на 92 тыс. руб. Видно, что кредиторская задолженность вместе с займами больше дебиторской на 79 тыс. руб., но эти деньги мы потратили на покупку необходимых основных средств и товара.
  • По состоянию на 1 июля остаток денежных средств на 240 тыс. руб. больше чистой прибыли. Но эти деньги не «лишние», это не неучтенная прибыль, которую можно вывести, нет.

Посмотрим динамику за июнь: 

  • дебиторская задолженность сократилась на 613 тыс. руб.;
  • кредиторская задолженность сократилась на 727 тыс. руб.;
  • в покупку основных средств и товара было вложено порядка 95 тыс. руб.;
  • долги компании по займам и кредитам выросли на 530 тыс. руб.

Сделаем выводы:

  • Главная тенденция – кредитование по операционной деятельности и закупаем товар. Причем кредиторская задолженность больше дебиторской; 
  • Главный вопрос – зачем тут займ? Учитывая, что «лишних» денег 240 тыс. руб., а займ стал больше на 530 тыс. руб., возникает вопрос, правильно ли идет распоряжение деньгами? Не тратится ли займ, полученный, возможно, на конкретное направление развития, для погашения текущих долгов кредиторам? 

Что сказать собственнику. Необходимо проанализировать и сравнить условия с нашими покупателями и нашими поставщиками. Возможно, мы работаем во вред себе, соглашаясь на жесткие условия с поставщиками, и предлагая более выгодные условия покупателям. Это может привести к увеличению кассового разрыва и необходимости кредитования операционной деятельности.

Корректировки на практике

На практике все гораздо сложнее, вероятность ошибок возрастает в разы. Поэтому польза проверочного листа Потоки становится еще более актуальной.

Так, если ваша компания не составляет управленческий баланс, использует несколько юридических лиц, ведет учет в различных системах, то данные нужно брать из источников, а затем консолидировать. Например:

  • чтобы выяснить изменение дебиторской и кредиторской задолженности, нужно сформировать оборотно-сальдовые ведомости по счетам дебиторов и кредиторов по каждому юридическому лицу или по каждой базе учета. Затем надо свести воедино все эти отчеты;
  • чтобы рассчитать амортизацию нужно проанализировать карточки по основным средствам и нематериальным активам – посмотреть их приобретение и выбытие по каждой бизнес единице, по каждому источнику. Также надо проверить, нет ли «задвоений», то есть, не внесено ли ошибочно одно и то же основное средство дважды в разные базы учета;
  • чтобы избежать ошибок по движению денежных средств, нужно учесть курсовые разницы и корректно отразить внутригрупповые операции. 
Об авторе
Лариса Блохина, независимый эксперт в области корпоративных финансов, экономики и управленческого учета.
В сфере бухгалтерского учета и корпоративных финансов работает свыше 20 лет. Ранее была финансовым директором, заместителем генерального директора по экономике и финансам нескольких компаний, входящих в корпорацию MIRAX GROUP, работала главным бухгалтером ООО «Кровля и Изоляция» (подразделение в составе холдинга «Техно-НИКОЛЬ»), руководила финансовыми службами ряда компаний в сфере услуг, оптовой торговли, связи и телекоммуникаций. Реализованные проекты: разработка и внедрение систем управленческого учета и бюджетирования; постановка управленческого учета «с нуля» и восстановление учета; бизнес – планирование; казначейские операции: управление денежными потоками, текущие операции по расчетным счетам, согласование оплат, ведение платежного плана, контроль плана на выполнение бюджета, согласование внебюджетных оплат.
Поделиться в соц сетях