• 25 февраля 2021
  • 18:06
298
Развитие бизнеса

Бизнесхакинг: путь к эффективности

Лайфхаки для бизнеса немного отличаются от своих бытовых «собратьев». Главное отличие состоит в том, что среди повседневных лайфхаков хватает тех, которые применяются ситуативно, раз в полгода-год, бизнесхаки же строятся на системности. С их помощью формируются полезные рабочие привычки, развивается память и улучшается продуктивность, и большинство из них требуют регулярности и желания дисциплинировать себя.

Не полагайтесь на память!

Даже хорошая память может подвести в самый неподходящий момент, в особенности, когда текущих дел много, а к ним регулярно прибавляются срочные задачи. Для специалиста в любой области крайне важно не только четко спланировать свой день, но и вывести составление хотя бы примерного графика в привычку.

Что можно использовать для планирования дня?

  1. Записки-наклейки. Отлично подходят для срочных или приоритетных задач, удобны тем, что всегда перед глазами на рабочем месте. Однако недостатков у такого способа запоминания дел тоже хватает – с ними невозможно построить регулярный график, а стоит отойти от рабочего места, и они становятся недосягаемыми.
  2. Блокнот или ежедневник. Несколько старомодный способ, но тоже имеющий свои плюсы. С полноценным ежедневником можно составить регулярный график и отвести в нем место под срочные заметки. В отличие от записок, ежедневник можно носить с собой. К тому же, доказано, что вещи, записанные от руки, хорошо откладываются в памяти. Немаловажно также для многих и то, что элегантный ежедневник может стать эффектной частью делового стиля. Из недостатков стоит отметить то, что ежедневник занимает место в сумке или портфеле, и его можно оставить на рабочем месте или дома, а то и попросту потерять.
  3. Программы-планировщики. Самый современный метод, у которого практически нет явных недостатков. Если раньше программы-планировщики были только на ПК и фактически были цифровой вариацией записок, прикрепленных на монитор, или стационарного ежедневника, то сейчас практически у каждой крупной программы есть синхронизированное приложение для смартфона. Итого – мобильность, возможность прикреплять фото и важные документы, возможность установить уведомления, низкая вероятность утери данных.

Что можно и нужно записывать? 

  1. Расписание рабочих встреч, как онлайн, так и офлайн. Не забывайте при составлении расписания офлайн-встреч учитывать время на дорогу с поправкой на непредвиденные обстоятельства. Онлайн-встречи также лучше не ставить впритык друг к другу – всегда оставляйте хотя бы пятнадцать минут «зазора» даже при напряженном графике. Небольшое время отдыха даст вам еще раз продумать вещи, обсужденные на прошедшей встрече, и подготовиться к следующей.
  2. Составляйте примерные планы обсуждений на встречах с коллегами и указывайте вопросы, которые планируете поднять, в порядке их важности. Так вы избавите себя от вероятности забыть упомянуть что-то важное, в самом начале встречи обсудите наиболее принципиальные рабочие моменты, а под конец собрания не запутаетесь во второстепенных вопросах. Ведите заметки и во время встречи – лучше потратить несколько секунд на запись, чем упустить важные рабочие моменты.
  3. Составляйте чек-листы. 
  • Планируете офлайн-встречу? Заранее составьте чек-лист документов, которые вам необходимы, и проверьте по нему их наличие непосредственно перед встречей. Это касается и онлайн-собраний – лучше заранее открыть все необходимые документы, чтобы не тратить время и не заставлять коллег ждать. 
  • Планируете закупки канцелярии или иных мелочей в офис? Чек-лист, к составлению которого можно привлечь коллег, поможет не упустить ничего важного.
  • Можно составлять и чек-листы на рабочий день или неделю, в которых будут отмечены самые принципиальные моменты или мелочи, о которых многие склонны забывать и решать их в последний момент в спешке.
  • Существует еще «домашний» чек-лист – если вы забываете ключи, документы, волнуетесь о том, закрыты ли краны и погашен ли везде свет, повесьте список на входную дверь. Так вы будете уверены, что в утренней спешке не забыли ничего важного.

Избавьтесь от прокрастинации!

Привычка тянуть с делами до дедлайна еще никому не была полезной. В спешке забываются детали, падает продуктивность, затягивается работа не только любителя прокрастинировать, но и его коллег, вынужденных подстраиваться под темп внезапного цейтнота.

Есть несколько простых советов, которые помогут вам сконцентрироваться на рабочих задачах.

  • У каждого из нас есть менее любимые рабочие задачи. Поставьте их в графике на утро! Принято считать, что рабочий день лучше начинать с приятных вещей, однако это не всегда верно. Утро – время, когда ваша концентрация максимальна, и с нелюбимой задачей вы справитесь намного быстрее. К тому же, если ее откладывать, она никуда не исчезнет, и подсознательно вы будете думать о ней и готовиться ее выполнять. Так что же лучше – быстро выполнить задачу или оттягивать ее исполнение до последнего, постоянно держа ее в памяти раздражителем? 
  • Социальные сети и онлайн-медиа отвлекают от работы – это давно известный факт. Однако у многих работа непосредственно связана с социальными сетями, а удержаться от искушения зайти на стороннюю страницу может далеко не каждый. Здесь на помощь придут программы-блокировщики. Заблокируйте доступ ко всем потенциально поедающим время сайтам, которые не нужны вам в работе. Узкоспециализированные ресурсы, к примеру, IT или экономические, конечно, можно оставить. А вот сайты, где идет сборная солянка из развлекательного контента и капельки интересующих вас профессионально новостей, лучше убрать.
  • Даже если социальные сети необходимы вам в работе, список профессий, для которых нужно быть онлайн в них в режиме 24/7, довольно ограничен. Подсчитайте время, которое вам необходимо проводить в социальных сетях для решения рабочих моментов, и установите лимит. Для большинства популярных социальных сетей существуют надстройки-блокираторы, которые не позволят вам проводить на указанных вами сайтах более заданного времени.
  • Сдвигайте сроки! Любой прокрастинатор прекрасно знает, что задача не занимает столько времени, сколько он на нее тратит. И если вы решили дисциплинировать себя, то ставьте себе более сжатые сроки. Делаете обычно что-то за два часа? Поставьте крайний срок на час. Три дня попробуйте ужать до двух. Если вы будете сконцентрированы непосредственно на задаче, а не на том, как бы дотянуть ее до дедлайна, ваша эффективность повысится. А еще вы узнаете, сколько в действительности вам времени требуется на решение задач, и сумеете со временем оптимизировать рабочий процесс так, что появится достаточно времени для нормального, полноценного отдыха-перерыва, а не затягивания дел.

Персонализируйте рабочее место и изучайте свои программы!

У вас наверняка есть рабочие программы, если не узкоспециализированные, то стандартный офисный пакет уж точно. Большинство людей, согласно опросам, в школе или самостоятельно получили начальные знания о принципах работы в Word и Excel… и на этом знакомство окончилось, а началась рутинная работа по обрывочным умениям. А ведь если почитать обучающие материалы или пройти видеокурсы, можно даже самыми банальными офисными программами пользоваться куда эффективнее. Не говоря уже о том, что существуют надстройки и дополнительные модули, которые помогут любому настроить рабочее место идеально для себя. Также в операционных системах существуют горячие клавиши, которые делают работу более комфортной.

Подумайте о том, что именно вы хотите улучшить на своем рабочем месте. Скорее всего, уже существует программное решение для этого. Блокировщики, карты задач, надстройки для почты и обмена документами – при грамотном подходе все эти программы увеличивают эффективность и снижают временные затраты.

Используйте все возможности современного мира, следите за новинками, тестируйте новые программы и приложения, которые могут быть полезными вам, и вы сможете оптимизировать рабочий процесс, сделать его более легким и приятным.

Поделиться в соц сетях