342
Обучение

Гайд по удаленной работе от ЭТП ГПБ – как организовать себя, настроить режим и другие советы

Как организовать себя, настроить режим, что делать с детьми и пожилыми родственниками, как не сойти с ума на самоизоляции. В связи с карантином многие предприятия перевели своих сотрудников на удаленную работу, и если про особенности ЭДО на нашем портале существуют и статьи, и специализированные вебинары, то будет справедливым уделить внимание и тому, как правильно организовать себя для работы из дома.

С психологической точки зрения сменить место деятельности довольно сложно, тем более, перевод на удаленку сейчас не плавный и постепенный, а форс-мажорный. Предстоит организовать рабочее место, обучиться новым программам и распорядку, плюс к этому – общая нервная обстановка, которая сама по себе является давящим фактором. К тому же, у нынешней удаленки есть и еще одна неприятная особенность – вынужденная самоизоляция. Раньше многие фрилансеры работали «из дома» только на словах – к их услугам были арендуемые места, от антикафе до профессиональных офисных помещений с возможностью почасового доступа, что положительно сказывалось на самоорганизации и убирало множество отвлекающих факторов. 

В нашей статье мы расскажем вам о том, как преодолеть психологический дискомфорт и превратить свой дом в полноценное рабочее место.

Организация рабочего места

В первую очередь, необходимо определить, где будет располагаться ваш «кабинет», и подготовить полноценное рабочее место. Самый оптимальный вариант – если у вас есть возможность работать в отдельной комнате, которую можно запереть изнутри. Однако если в квартире, как говорится, «комнат меньше чем людей», придется импровизировать. 

Самым очевидным вариантом кажется кухня, однако есть несколько нюансов. Кухня в доме, особенно на карантине – самое посещаемое место. Готовка, заглядывания в холодильник, чайник поставить, кофе приготовить – даже если у ваших домашних самые благие намерения и полное понимание важности вашего рабочего процесса, вас невольно будут постоянно отвлекать. Тем более, в первые дни, а то и недели, когда новый распорядок дня кажется необычным для всех, а новоиспеченный удаленный работник вдобавок еще и испытывает проблемы с концентрацией.

Где бы ни располагалось ваше рабочее место в доме, рядом должно находиться минимум отвлекающих факторов. В однокомнатной квартире хорошим решением, с психологической точки зрения, станет ширма. Стоят ширмы недорого, самые экономичные варианты не превышают 2000 рублей, складные варианты, вдобавок, если отпадет нужда, можно будет легко убрать под кровать или на антресоли. Ширма или любой вариант загородки – своеобразный психологический барьер для человека. На непосредственно работающего она оказывает эффект закрытой двери – даже если в комнату потребуется войти кому-то еще, присутствие будет не так сильно отвлекать и беспокоить. А на домашних, в свою очередь, действует как сигнал «не беспокоить», ширма закрыта – значит, к тому, кто за ней сидит, обращаться бесполезно.

 

Евгений Демченко, Руководитель направления ЭТП ГПБ

– Как организовать рабочее место

Компьютер, с настроенным VPN и подключенными мессенджерами (Skype, WhatsApp, Telegram и прочие), чтобы все было на одном мониторе.

Позволяет иметь доступ ко всем беседам, не переключаясь между разными устройствами, копировать нужную информацию из разных мессенджеров и передавать их разным адресатам.

Планшет, с настроенным VPN.

Используется как второй монитор, и как переносное устройство для связи и для быстрых ответов, если отошел пообедать или заняться физическими упражнениями.

Второй, тоже немаловажный пункт организации рабочего места – чистота и порядок! На рабочем столе не должно быть ничего отвлекающего. Заведите себе своеобразный ритуал: перед началом работы протирайте стол и монитор, а в конце рабочего дня – убирайте все лишнее, собравшееся на столе за день. Помимо прочего, такие ритуалы служат сигналом начала работы – как раньше ими было мытье рук по приходу в офис или приветствие охраннику на проходной. Если привычные «ритуалы», отделяющие свободное время от работы, исчезли – самое время создать новые.

Правила по организации удаленной работы от Ильи Давыдова, специалиста по охране труда ЭТП ГПБ:

Как правило, число работников, способных работать дома так же эффективно как в офисе, составляет меньшинство. Для этого требуется высокая степень самоорганизации. Ниже представлены несколько правил, которые помогут сделать работу дома продуктивнее.

– Организация рабочего места.

Необходимо заранее продумать какая мебель, оборудование, материалы, инструменты, программное обеспечение, информация будут нужны для удаленной работы. Оборудовать рабочее место, предусмотрев возможность подключения к электросети и обеспечение комфортным освещением. Отсутствие лишних предметов на рабочем месте помогают рабочей обстановке, как и стабильное интернет соединение.

Увы, многие детали организации рабочего места от нас не зависят. Возросли нагрузки у провайдеров, многие из которых попросту не рассчитывали на возросшее одновременное количество пользователей, из-за чего с интернетом бывают перебои. Также случаются и аварийные ситуации с электроэнергией в целом. Постарайтесь на подобные случаи иметь хотя бы заряженный powerbank для телефона и присмотритесь к ценам на тарифы мобильных операторов с большим количеством гигабайт в месяц. Сейчас большинство компаний в несколько авральном режиме, но все же не лишним будет обговорить компенсацию затрат на мобильную связь и интернет. И не забывайте чаще сохранять документы, если у вас дома нет ИБП на случай отключения света. 

Самоконтроль и дисциплина

Домашний ПК отличатся от рабочего ключевой вещью – никто не может контролировать то, чем вы на нем занимаетесь. И даже самый ответственный человек нет-нет, да и впадет в прокрастинацию и просмотр соцсетей. Чтобы ничто не отвлекало от работы, заведите себе отдельную учетную запись с минимумом функций.

Плюсов у этого решения много:

  • остальным учетным записям будут недоступны ваши рабочие документы, а значит – их никто не удалит;
  • в незахламленной учетной записи проще и легче ориентироваться;
  • вас не будут отвлекать от работы приложения и социальные сети;
  • смена интерфейса рабочего стола на непривычный поможет психологически преодолеть связку «домашний компьютер – время для отдыха».

Если для работы вам не нужны соцсети, смените пароль на тот, который предлагается службой паролей Chrome или других браузеров, который состоит из сложных символов разного регистра. С «домашней» учетной записи вы легко сможете им воспользоваться, а вот с «рабочей» - уже вряд ли. То же самое касается всех сайтов, на которых вы привыкли убивать время. Это, конечно, не панацея от прокрастинации, но вполне работающий метод.

 

Правила по организации удаленной работы от Ильи Давыдова, специалиста по охране труда ЭТП ГПБ:

– Порядок и способы коммуникаций

Необходимо обсудить со своим руководителем и коллегами порядок взаимодействия при удаленной работе: какие программы будут использоваться, как будет организован доступ к сетевым локальным ресурсам, к кому обращаться по техническим проблемам, каким образом до вас будет доводиться срочная информация, периодичность и способ проведения совещаний, планерок, как будет проводиться постановка задач и прием результатов. Также необходимо предусмотреть, как будет осуществляться связь с потенциальными клиентами и действующими заказчиками.

Чтобы не отвлекаться на смартфон, можно установить приложение Forest или подобные ему – своеобразная геймификация концентрации. Запущенное приложение включает таймер на заданное время (как правило, от получаса), в течение которого закрытие программы будет означать потерю прогресса игры. Если вы человек до определенной степени азартный и любящий челленджи, этот способ может сработать и помочь вам сконцентрироваться на делах.

 

Александра Смыслова, Руководитель департамента маркетинга ЭТП ГПБ:

До нынешнего карантина я более 5 лет работала удаленно из дома и уже выработала для себя определенные действия, чтобы работа была по-прежнему эффективной. Итак, 5 советов от удаленщика с пятилетним стажем)

  1. Приучайте себя к ритуалам, означающим конец и начало рабочего дня. Чашка кофе, ритуальные пять минут разбора почты за день, проверка сообщений в рабочих чатах или то, что для вас и в прежние, «офисные времена» было сигналом к началу работы.
  2. Ведите план задач, даже если вы не разработчик – на стикерах, в блокноте, в любом таск-трекере, ставьте флажки в почте – в любом формате, главное, чтобы план был и вы к нему стремились. 1-2 крупные задачи вполне достижимы, несмотря на экстренные совещания или внезапные запросы от коллег.
  3. Выделяйте время для мелких задач, скажем, 1 час в день на наведение порядка в записях, ответы на несрочные запросы и т.д., но не отвлекайтесь на мелкое, пока делаете большие задачи. В это время лучше ограничить входящий поток информации и не отвлекаться.
  4. Делайте перерывы в работе, особенно, если задача «не идет». Откройте комнату проветрить, погладьте кота, сделайте разминку. После паузы силы к вам вернутся!
  5. Старайтесь соблюдать режим дня, особенно если вы – классическая сова. Всегда есть соблазн встать чуточку попозже, поработать подольше вечером. А потом вы обнаруживаете себя работающей в 3 часа ночи и удивляющейся, почему коллеги так не оперативно реагируют на вопросы. Будильник – ваш друг. Постарайтесь сохранять режим приближенным к обычному рабочему дню.  
  6. Также можете обратиться к приложениям для тайм-менеджмента. К примеру, Tomighty, основанный на методе Pomodoro, поможет отслеживать и поддерживать интервалы продуктивности. Подобных тайминг-программ – великое множество, и отличаются они, в основном, своим дизайном и интерфейсом. Впрочем, можно попробовать и более сложные варианты, при помощи которых можно разбить день по задачам, к примеру, Todoist.

 

Антон Коршуков, Руководитель направления Дирекции развития бизнеса ЭТП ГПБ:

Что делать с детьми и родственниками:

Договориться о распорядке дня со всей семьей, прописать его, повесить на холодильник.  Окажется, что у всех домашних занятий очень много и они могут ими заниматься весь день. Семья занята = меня не так отвлекают, и я доволен.

Чтобы самому не сойти сума:

Турник и программка для подтягивания

Разделить время на рабочее/не рабочее

Смотреть и читать новости только один раз в день

Вуаля))

График работы

Не все компании устанавливают для своих удаленных сотрудников определенный график, многим требуется выполнение задач по факту, а уж в какие часы – не столь важно. Но мы рекомендуем придерживаться в любом случае жесткого рабочего графика, не растягивать задачи, не делать длительных перерывов и не сбивать себе режим сна и бодрствования. При детальной организации рабочего процесса у вас в любом случае останется внушительное количество времени на отдых – как минимум, вычтите из своего обычного графика время на дорогу и пробки.

 

Евгений Демченко, Руководитель направления Дирекции развития бизнеса ЭТП ГПБ:

– Как организовать режим дня и сохранять эффективность

Планирование завтрашнего дня в конце сегодняшнего.

Не забываем оставлять место на «влетайки» и внезапные созвоны.

Следование своим «стандартным» рабочим часам помогает в самодисциплине, а также четко разграничивает работу и отдых, исключая переутомление и сохраняя вам максимум продуктивности.

Правила по организации удаленной работы от Ильи Давыдова, специалиста по охране труда ЭТП ГПБ:

Рабочее время

Следует психологически настроиться «Вы дома, но вы работаете, у вас есть коллеги и задачи, от вас ждут результат». Начинать рабочий день, делать регламентированные перерывы и заканчивать работу лучше в то же самое время, что и в офисе. Одеться для работы лучше почти по офисному, это тоже дисциплинирует. Бытовые дела запланировать на нерабочее время. Также стоит подумать над тем, чтобы отключить уведомления от программ и приложений, не имеющих отношения к рабочему процессу. Не менее важно соблюдать общий распорядок дня: своевременно ложиться спать и подниматься. В течение дня делать разминку глаз, кистей руки, производить гимнастические упражнения. Работу лучше проводить планомерно, не оставляя все на потом. При появлении каких-то идей лучше записывать их, для того чтобы позже обсудить их с коллегами и не забыть.

Удаленная работа и пожилые родственники

Пожилым людям вообще бывает непросто принять тот факт, что теперь для работы не обязательно выходить из дома, а светящийся экран ассоциируется у них больше с развлечениями, чем с рабочим процессом.

 

Андрей Чайковский, Ведущий менеджер по работе с государственными заказчиками

Не думайте, что "если я работаю дома, то меня не трогайте!" или "меня нет", вы есть и никуда не спрятаться. Здесь нужно принять (и простить) и интегрироваться в домашний режим. В офисе тоже отвлекают, но мы же умеем переключаться среди множества задач?! Точно так и работает интеграция с домашними делами: устали писать письма в почту? - отвлекитесь на детей, придумайте творческий конкурс; говорили по телефону (лучше через наушник - руки свободны) больше пяти часов? - сходите на кухню и поставьте маринад куриных сердечек на вечер, параллельно слушая музыку (тоже в наушниках). Механизм прост. Пока мы бодрствуем - мозг не отдыхает, мы только переключаем задачи, переключайтесь. На работе всем привычная фраза "пойдем, кофе попьем" работает точно так же.

Тем более тревожно пожилым родственникам на фоне всеобщей паники, культивируемой телепрограммами – везде страшно, всех уволят, мировой кризис. Тревога накладывается на укоренившиеся стереотипы, а также на то, что вы попросту теперь оказались в постоянной зоне доступа. И пусть то, что вас отвлекают от дел, продиктовано заботой, рабочий процесс это не облегчает.

Прежде всего, стоит настроиться на долгий и подробный разговор. Продемонстрируйте пожилым родственникам свое рабочее место, взаимодействующую с офисом программу – пусть всех нюансов и тонкостей работы они могут и не понять, обстоятельный разговор может решить многие проблемы. Небольшой лайфхак – распоряжение от начальства о переводе на удаленную работу на бумаге и с печатями действует на людей старшего возраста практически магическим образом. 

Не забудьте также предупредить их о веб-камере и рабочих конференциях, о том, что вы можете обсуждать важные вопросы с руководителем (апелляция к авторитету очень часто позволяет выиграть дополнительные очки понимания), а потому если вы вдруг говорите вслух на рабочем месте – в доме должна быть тишина.

И относитесь к «нарушениям», которые в первое время будут, с терпением. Даже еще молодым людям сложно привыкнуть к тому, насколько все резко поменялось, и вести себя спокойно в стрессовой обстановке, пожилым же во много раз сложнее воспринимать перемены и привыкать к ним. Уделяйте больше внимания в нерабочее время – хотя бы поговорите о последних новостях или расскажите о своем рабочем дне. Только кажется, что если вы дома, то ваши старшие родственники не могут испытывать дефицит общения. 

 

Евгений Демченко, Руководитель направления Дирекции развития бизнеса ЭТП ГПБ:

Как справиться с детьми и пожилыми родственниками, которые не понимают, чего это вы дома, но не дома

Пожилые родственники отправлены на дачу с набором необходимых вещей (одежда, продукты питания, средства гигиены, аптечка, инструкции куда звонить в случае чего).

Дети… распланировать занятия с детьми с женой/мужем поочередно. Сразу договориться о «режиме тишины» на время созвона или же о перемещении в другие комнаты. Распланировать день детей так, чтобы в нем было место для «тихих» занятий – сон, чтение, мультики. Со взрослыми детьми сложнее – но у них есть учеба.

Удаленка и дети

Это, пожалуй, проблема даже посложнее, чем с пожилыми родственниками. Если подростку легко объяснить, что не стоит отвлекать вас от работы, да и он сам найдет, чем себя занять, то с маленькими детьми все намного сложнее. Однако некоторые советы детских психологов «мамы на удаленке» уже опробовали и признали действенными.

  1. Ребенок, как шутят воспитатели детских садов, – существо газообразное, он занимает в психологическом и в общем смысле столько объема, сколько позволено. Но правила устанавливают взрослые. Максимально четко, доступными для ребенка словами, вы должны проговорить с ним новые «правила игры». Он должен услышать, что мама все еще работает, только теперь не уходит из дома, и будет свободна только в определенные часы. Конечно, невозможно ожидать, что ребенок сразу же поймет и будет неукоснительно следовать правилам, но, еще раз – они должны быть озвучены, просто и понятно. И сама мама не должна их нарушать.
  2. Детям очень сложно переносить карантин из-за их подвижности. Если это подходит по возрасту, и вы готовы потратиться – существуют приставки вроде Kinect с подвижными играми и даже геймифицированной гимнастикой, йогой и игрой в волейбол. Ребенка лет трех-четырех ей уже вполне возможно занять, и это намного полезнее, чем просто отправить его играть на планшете или смотреть мультики. Также введите себе новое правило в доме – обязательная утренняя зарядка. Не лишним будет задействовать в ней вообще всех домашних – недостаток подвижности вреден всем без исключения.
  3. Тонкий психологический момент для родителей – не используйте сами ребенка как оправдание для отрыва от работы. Если вы утомились – значит, утомились, и вам нужно сделать перерыв, переключиться на другую задачу, выпить кофе, постоять на балконе, иным способом «перезагрузить» мозг. Учитесь различать поиск причины оторваться от компьютера и беспокойство за ребенка.  
  4. Не считайте ребенка инопланетянином – у детей вполне наличествует понятие ответственности. Более того, в возрасте трех-четырех лет можно апеллировать в разговоре к «ты уже большой, ты уже понимаешь». Но учтите, что это должно звучать с гордостью, а не с укоризной. Вы должны поощрять «самость» ребенка, а не провоцировать его на мышление «а быть большим что-то мне и не нравится». 

Сейчас сеть буквально пестрит идеями о том, как именно развлечь ребенка, в какие игры можно играть дома и, казалось бы, проблемы особой и нет. На деле же – все гораздо сложнее. Постарайтесь переключить ребенка на соответствующие его возрасту ролевые игры – они отлично развивают воображение, в них ребенок должен думать (а умственная деятельность утомляет не только взрослых, она и у детей тоже «съедает» избыток энергии). А главное преимущество – в них можно играть без родителя.

Рассмотрим игру, которую каждый из нас помнит с детства во множестве вариаций – «Магазин».

Что вам нужно для игры:

  • товар магазина – для обучающей игры можно взять всякую мелочь, которой с избытком дома у любого. Красивые бусины, бижутерия, фигурки, карточки. А вот для последующих можно задачу усложнить – предложить ребенку, к примеру, вылепить «товар» из пластилина;
  • деньги – разумеется, не настоящие, да и билеты банка приколов лучше не использовать. Нарежьте их с ребенком из цветной бумаги, украсьте фломастерами и наклейками. Усложнить задачу – предоставить ребенку, если ему понравилась игра, делать деньги самостоятельно. Если ребенок в том возрасте, когда доверять ему ножницы еще опасно, нарежьте сами, а ребенок пусть украсит;
  • покупатели – играть только вдвоем, конечно же, можно. Но тогда теряется и существенная часть смысла ролевой игры – работа с воображением. Несомненно, вы в числе покупателей, а помимо вас – игрушки. В первую игру вы можете их озвучивать, показывая, какими разными могут быть запросы. Задавайте вопросы и ребенку – как по его мнению, зачем в магазин пришел плюшевый заяц?

Ролевых игр подобного толка можно придумать великое множество. Если у вас фантазия пасует, то в сети вы найдете немало легко реализуемых сценариев. 

К примеру, если ваш ребенок ходил в детский сад и сейчас по нему скучает, можно поиграть с ним… в детский сад. Какая игрушка больше похожа на воспитательницу? Уже просто назначение ролей в этой игре может развеселить ребенка, а сравнение и поиск общих черт – отличный толчок для развития абстрактного мышления. Далее вы воспроизводите с игрушками порядок дня в детском саду – заодно для ребенка это отличная возможность рассказать (и показать) родителям больше о садике. Если вы планируете отправить малыша в садик уже только после карантина, то в этой игре ведущим быть вам – поскольку ребенок ничего о садике не знает. Однако это отличный шанс подготовить и сгладить адаптацию.

«Игры для пап» - тоже отличное направление, причем как для мальчиков, так и для девочек. Можно поиграть в автомастерскую, в «ремонт», причем необязательно делать игры исключительно заточенными под фантазию, можно справляться и со вполне реальными проблемами в доме, только стоит хорошо подумать, как вовлечь в это ребенка и превратить это в интересную игру для него.

 

Андрей Чайковский , ведущий менеджер по работе с государственными заказчиками

Во-первых, всегда соблюдайте уровень шума дома, точнее не превышайте его. Регулярные запросы от младшего ("Алиса, поставь кЛутую музыку") рождают удивительные концертные выступления под тяжелый альтернативный рок. Сделайте потише, не кричите, дети прекрасно подстраивают свою громкость. Никто не будет шептаться, когда вокруг происходят боевые действия. Спокойное состояние обеспечивает комфортный уровень громкости и, как следствие, комфортную обстановку для работы и т.д.

Если этого будет недостаточно - закажите полноразмерные наушники, они действительно помогают. 

Во-вторых, определите "свои" зоны (пусть это будет комната, часть комнаты, даже пятая ее часть - мой случай), где может хозяйствовать один из членов команды. Я не говорю о полной изоляции за баррикадами, но стол папы должен быть столом папы, со стулом, наушниками и т.д. та же история. При этом стоит понимать, что есть общие зоны, выделенные по расписанию. Например, "вечерний" диван перед большим телевизором делят родители, дети переходят в "свою" зону - кровать в детской. Расписание пользования общими зонами - ключ к распределению боевых сил на полигоне).

 

Правила по организации удаленной работы от Ильи Давыдова, специалиста по охране труда ЭТП ГПБ:

С супругом/супругой лучше заранее обсудить ваши распорядки дня, вопросы относящиеся к быту.

Для ребенка лучше разработать свой режим дня (может быть в игровой форме), для того чтобы он понимал, когда он должен побыть один, когда он может быть с родителями. Если это не получается использовать альтернативные варианты (бабушка/дедушка, няня, отпуск, отпуск за свой счет).

А если свободного времени слишком много?

У многих объем работы ощутимо снизился, а при невозможности покидать дом – неизбежно преследует скука, в особенности людей активных. Если ваше хобби невозможно перенести домой, а сериалы надоели, наш ответ – самообразование.

Многие консалтинговые и образовательные центры выпускают сейчас бесплатные вебинары. Большинство из них так или иначе затрагивают изменения в текущем законодательстве и в мировой обстановке в целом, но также и открывают наборы на различные курсы, в том числе – бесплатные. Карантин – неплохое время для того, чтобы улучшить свою квалификацию и повысить свою ценность как специалиста.  

 

Максим Карташев, главный архитектор блока сопровождения, ЭТП ГПБ

Про организацию времени в целом: нет рабочего времени и деления на работу и не работу. Есть задачи на день. Просто распределите задачи по всему дню. Утро, вечер, ночь - зависит только от того, какие ограничения есть у каждой задачи. Играть с детьми среди дня нормально, так же, как и решать рабочие дела ночью. Возможно, работать полных 8 часов не выйдет - это нормально. Заодно можно задуматься об оптимизации рабочих процессов, перестать делать то, что не несёт пользы.

Удаленная работа в электронных торгах с ЭТП ГПБ

Мы написали эту статью, поскольку понимаем, что карантин, самоизоляция и изменения в жизни, связанные со сложной эпидемиологической обстановкой, могут многих озадачить, выбить почву из-под ног, заставить смешаться и потерять контроль. Мы просто хотим напомнить, что ЭТП ГПБ продолжает функционировать в штатном режиме, мы работаем ради своих клиентов и участников торгов на площадке. 

Мы научились работать удаленно и всегда рады помочь вам справиться с этой непростой задачей. 

ЭДО ЭТП ГПБ – предоставляет комплекс сервисов для организации эффективного электронного документооборота с поддержанием полной функциональности и сохранением юридической значимости. 

Торговый Портал продолжает обеспечивать электронные процедуры и закупки у единственного поставщика. Промокод: 2020 позволит быстро и выгодно включиться в работу новичкам, а также расширить свои возможности опытным участников торгов.

Обучающий Центр ЭТП ГПБ проводит бесплатные вебинары обо всем, что нужно знать по законодательным изменениям, участию в тендерах и работе на электронных площадках в апреле 2020 года, от полезных на карантине сервисов до национального закупочного режима.

ЭТП ГПБ – мы готовы бороться с трудностями вместе с вами!

Источник: ЭТП ГПБ

Поделиться в соц сетях